Vyhotovovanie odpisov, výpisov, potvrdení a kópií archívnych dokumentov s osvedčovacou doložkou

Archív môže v zmysle zákona č. 395/2002 o archívoch a registratúrach a vyhlášky MV SR č. 628/2002 Z. z. vyhotoviť:

• odpis – doslovná písomná reprodukcia celého textu archívneho dokumentu,
• výpis – doslovná reprodukcia časti textu archívneho dokumentu,
• potvrdenie – písomná informácia o požadovanom údaji obsiahnutom v archívnom dokumente,
• kópia – úplná reprodukcia archívneho dokumentu alebo jeho časti vyhotovená technickým prostriedkom.

Správna informácia sa vydáva na základe písomnej žiadosti. Archív vybavuje žiadosti spravidla v lehote 30 dní v závislosti od ich náročnosti. Žiadateľ v žiadosti uvedie: meno a priezvisko, rodné číslo, adresu trvalého a prechodného pobytu, druh a číslo preukazu totožnosti, údaje o požadovanom archívnom dokumente, ktoré sú mu známe, účel využitia, meno, priezvisko a adresu fyzickej osoby alebo názov, sídlo a identifikačné číslo právnickej osoby pre potreby ktorej žiada prístup k archívnym dokumentom a vyhlásenie, či je pôvodcom archívnych dokumentov, jeho právnym nástupcom alebo vlastníkom archívnych dokumentov.

Archív vyhotovuje odpis, výpis, potvrdenie z archívneho dokumentu a kópiu archívneho dokumentu za úhradu nákladov. Na vyhotovenom odpise, výpise, potvrdení a kópii osvedčuje ich zhodu s archívnym dokumentom. Archív pri vybavovaní žiadostí môže iba potvrdiť a oznámiť údaje, ktoré zistil z archívnych dokumentov. Archívom osvedčený odpis, výpis, potvrdenie a kópia nahrádzajú originál archívneho dokumentu.