Krátka história Archívu UKB a spisovej služby v UKB

Až do roku 1965 neexistovala v Univerzitnej knižnici v Bratislave (ďalej UKB) prakticky žiadna smernica, ktorá by bližšie upravovala manipulovanie s písomným materiálom pochádzajúcim z činnosti tejto inštitúcie. Na základe revízie v roku 1964, bol vedúci hospodársko-administratívneho oddelenia poverený, aby tieto nedostatky odstránil a vypracoval a do praxe implementoval spisový poriadok UKB. Dokument, ktorý jasne stanovil obeh, tvorbu a ukladanie písomnosti v UKB nadobudol účinnosť dňa 1. januára 1965. Vybavené spisy knižnice boli ukladané v tzv. spisovom archíve, teda ústrednej spisovni, ktorú viedol spisový manipulant.

Podľa dohody o ukladaní archívneho materiálu uzatvorenej medzi Povereníctvom SNR pre školstvo a kultúru a Slovenskou archívnou správou z mája roku 1965 bola UKB ako organizácia priamo riadená Povereníctvom SNR pre školstvo a kultúru povinná ukladať po skartačnom konaní svoj archívny materiál v Štátnom slovenskom ústrednom archíve v Bratislave (ďalej ŠSUA).

Sedemnásteho júna 1967 sa v UKB pod dohľadom ŠSUA uskutočnila vôbec prvá skartácia registratúrnych záznamov, ktorým uplynula lehota uloženia. Išlo o spisový materiál pochádzajúci z rokov 1915 – 1963. Ďalšia skartácia sa uskutočnila na konci roka 1969. Pri uvedených skartáciách sa postupovalo podľa v tom čase platných smerníc pre skartáciu z Povereníctva SNR pre školstvo a kultúru. Vlastný škartačný poriadok UKB bol vydaný a schválený Štátnym ústredným archívom SSR (ďalej ŠUA SSR) až v roku 1981. Podľa vyhlášky Ministerstva vnútra Slovenskej socialistickej republiky č. 22/1973 Zb. o podnikových archívoch a neskoršej vyhlášky č. 62/1976 Zb. bol v UKB na základe udelenej výnimky zriadený medzi rokmi 1973 – 1976 vlastný podnikový archív.[1] Archív sa stal odborným pracoviskom knižnice, ktorého úlohou bolo preberať z ústrednej spisovne UKB vyradené spisy určené na trvalú archívnu úschovu. Organizačne bol začlenený pod ekonomické oddelenie UKB a v metodickej a kontrolnej činnosti ho usmerňovala Slovenská archívna správa MV SSR. Určitú dobu po svojom vzniku bol podnikový archív umiestnený v miestnosti č. 7 na Michalskej ulici č. 1. Ako vo svojej správe z roku 1977 informoval Ladislav Herman, vtedajší archivár knižnice, priestory archívu boli nevyhovujúce a vôbec nezodpovedali predpisom v oblasti ochrany archívnych dokumentov. Spolu s archívom sa v miestnosti nachádzala aj ústredná spisovňa. Je potrebné zdôrazniť, že Archív UKB vykonával v zmysle platných interných smerníc, no v rozpore s vtedajšou legislatívou, oddelene a do odvolania aj úlohy ústrednej spisovne.

Po prvý raz sa o spracovanie ponechaných archívnych dokumentov z rokov 1919 – 1963 pokúsil v roku 1975 už spomínaný pracovník Podnikového archívu UKB Ladislav Herman. Archívne dokumenty usporiadal podľa ročníkov a vytvoril heslový zoznam. Pre zjednotenie prác spojených s činnosťou podnikového Archívu UKB boli vypracované viaceré návrhy archívneho poriadku, ktorého konečná podoba bola nakoniec schválená gremiálnou poradou (radou) 20. mája 1980 a účinnosť nadobudla od 1. júla 1980. Nakoľko išlo stále o dočasný Archívny poriadok UKB, možno predpokladať, že vedenie knižnice počítalo v nasledujúcom období s vydaním  nového dokumentu. K tomu ale nakoniec nedošlo.[2] Podnikový archív UKB zanikol niekedy medzi rokmi 1985 – 1987 (de facto prestal plniť svoje úlohy) a v odbornom archívnom spracovaní sa už ďalej nepokračovalo. Časť archívnych dokumentov bola zaradená do Študovne knihovníckej literatúry UKB a usporiadaná spolu s knižničným materiálom, čím došlo k porušeniu základných princípov odbornej správy archívnych dokumentov aj platnej legislatívy.

Podľa nového skartačného poriadku, ktorý bol schválený v januári 1989, už mala UKB odovzdávať písomnosti posúdené v nových skartačných konaniach ako archívne dokumenty        do trvalej úschovy ŠUA SSR.[3]

V rámci vtedajšej Študovne knihovníckej literatúry, ktorej správa spadala pod oddelenie metodiky, boli okrem knižných publikácií sústredené archívne dokumenty z gremiálnych porád (805 jednotlivín) a operatívnych porád (117 jednotlivín), plány a správy o činnosti UKB                           a vybrané archívne dokumenty o družobných knižniciach od roku 1957. Dokumenty boli spracované buď menne alebo predmetovo pričom sa nerešpektoval provenienčný princíp.  Pod signatúrami Škl-B-gp, Škl-B-op a Škl-C-dk boli zaradené do tzv. fondu špeciálnych knihovníckych dokumentov, kde ich bolo možné vyhľadať pomocou osobitných katalógov. Študovňa knihovníckej literatúry fungovala do konca 90. rokov 20. storočia. Následne bola na základe rozhodnutia riaditeľa UKB zrušená a archívne dokumenty pochádzajúce z činnosti UKB (materiály zo zasadnutia poradných orgánov, plány a správy o činnosti) sa presunuli do registratúrneho strediska UKB, kde bez akejkoľvek nadväznosti na predošlé skartácie písomnosti opäť prešli vyraďovacím konaním. Dôvodom bola, zdá sa, neznalosť predošlých pomerov v rámci správy registratúry knižnice.

Od 90. rokov 20. storočia bola agenda správy registratúry v UKB začlenená pod oddelenie metodiky. V roku 2001 bolo registratúrne stredisko UKB presťahované z centrálnych budov UKB v starom meste do priestorov na Pionierskej ulici č. 4. Sťahovacie práce si vyžiadali výdavok vo výške 8 000 vtedajších slovenských korún.

Terajší Archív Univerzitnej knižnice v Bratislave bol zriadený na základe rozhodnutia Ministerstva vnútra SR, sekcia verejnej správy, odbor archívov a registratúr č. SVS-OAR1-2015/12219-006 z 10. decembra 2015. Patrí do sústavy verejných archívov – archívy štátnych rozpočtových organizácií. Štátny odborný dozor nad správou registratúry UKB a Archívom UKB vykonáva odbor archívov a registratúr Ministerstva vnútra SR, ktorý zároveň metodicky usmerňuje činnosť správy registratúry a archívu knižnice. Od roku 2015 sa Archív UKB nachádzal v objekte na Pionierskej ulici č. 4. Vo februári až júni 2023 bol presťahovaný do nových a vhodnejších priestorov na Rožňavskej ulici.